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什么是档案信息化?

文章来源: 作者: 张大伟 发布时间: 点击数:
什么是档案信息化?
 

    档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下,全面应用现代信息技术,不断改革传统的档案管理模式,有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。
    与档案信息化类似的概念有:一是计算机辅助档案管理。它强调计算机技术应用和人机交互的信息处理,不强调管理模式的改革;二是档案管理自动化。它强调办公技术的应用,除了计算机技术,还包括缩微、复印、传真、摄影等技术;三是文档一体化管理。它强调从文书和档案工作的全局出发,应用计算机技术,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制,主要着重于机关档案室的计算机应用。可见,以上概念与档案信息化有不同程度的交叉,即有区别也有联系。
    档案信息化的内涵十分丰富,主要包括以下方面:
    “两个支柱”:一是数字化,即将各种传统档案和档案目录信息从模拟信息转移为数字信息,并进行科学的管理和利用,这是网络化的基础和前提;二是网络化,这是应用计算机网络技术实现信息传递和共享的过程。网络化能够加快实现档案信息资源的开放、共享,并提升档案资源的价值。
    “三个层面”:一是计算机网络产品的不断更新及在档案管理中的配置。二是软件系统的开发和在档案管理中的应用。三是档案信息资源的采集、管理、开发和利用。信息化行业有句流行语:三分靠硬件,七分靠软件,十二分靠数据。因此“三个层面”中,一是条件,二是基础,三是核心。档案信息资源建设无法购置,任务艰巨,对信息系统的价值起决定性作用。
    “四个特点”:一是渗透性,信息化的影响将渗透到档案工作的各个环节和要素中,并使档案管理的方式发生巨大变革。二是增值性,通过信息的组织和开发利用实现档案信息资源的增值。三是创新性,计算机网络技术创新将与观念、理论、方法等创新相互作用,相互促进,才能最大程度地发挥信息技术的价值。四是带动性,能带动档案管理的效率和质量的提高,实现档案事业的跨越式发展。
    “五个要求”:一是统筹规划、精心组织,即必须在国家各级档案行政管理部门的统筹规划和组织下实施,不能各自为政、各行其是。二是全面应用信息技术,注重综合应用各种信息技术;应用要普及到档案工作环节和与档案工作有关的各业务技术部门;还要不断跟踪技术更新,在适用的前提下尽量应用先进技术。三是强化对档案信息资源的认识。强调对档案信息的前端控制、全过程管理、资源化管理、知识化管理、集约化管理、科学化管理,确保档案数据的质量和数量的同步增长;确保电子文件的真实、完整、有效。四是要有强烈的目的性。信息化不是为作秀、表演,而要讲究实效,追求信息化的社会效益、长远效益和宏观效益。五是出路在于创新。要通过观念、理论、方法、制度、体制的创新,为全面推进,科学发展档案信息化创造条件。
    “六个关键词”:基础是知识、核心是求变、本质是突破、目标是发展、技术是条件、关键是人才。

(张大伟)


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